Fase I
Detección
del problema
Se realizó una entrevista a parte del
personal encargado del control de asistencias del personal obrero,
administrativo y docente, y estos fueron los problemas que se pudieron
determinar:
- Desorganización de la base de datos y el
sistema de control de asistencias del personal obrero, administrativo y
docente.
- Falta de materiales para realizar el control de asistencias de
manera manual (Lápiz, borra, bolÃgrafo, tÃpex, hojas, carpetas).
- Se requiere de espacio fÃsico.
- Hay posibilidades de error humano al
ingresar los datos en el sistema de control de asistencias y al sacar cuentas
de manera manual.
- Se requiere de más personal y tiempo para
realizar todo el proceso del control de asistencias.
- El registro las asistencias se realiza de manera manual.
- - La
información se encuentra en hojas blancas.
- Los horarios del personal docente se
encuentran en archivos por separado.
- Gran probabilidad de extravÃo de
información.
- Se tienen diversas bases de datos, que se
manejan de manera individual y que no tienen relación de actualización entre
sÃ.
- Ineficiencia en la búsqueda de datos del
personal
- Falta de relación entre la base de datos
y el horario de los profesores.
Objetivo
general
-
Realizar un sistema para el control eficiente y eficaz del control
de asistencias del personal obrero, administrativo y docente.
Objetivos
especÃficos
- Disminuir la cantidad de recursos
necesarios para el control de asistencias.
- Disminuir la cantidad de espacio
requerido para almacenar registro fÃsico.
- Disminuir el error humano al ingresar los
datos en el sistema de control de asistencias y al sacar cuentas mediante
fórmulas.
- Disminuir la cantidad de personal y
tiempo requerido para proceso de control de asistencias.
- Realizar el registro de las asistencias
de manera parcialmente automatizada
- Realizar el registro de la información en
tablas de Hojas de cálculo
- Sintetizar todos los horarios del
personal docente en una sola hoja de Hojas de cálculo.
- Disminuir la probabilidad de extravÃo de
información.
- Unificar los datos de todo el personal en
una misma base de datos.
- Aumentar la eficacia de la búsqueda de
datos del personal.
- Automatizar la relación entre la base de
datos y el horario de los profesores.
Acciones y estrategias
En vista de lo anteriormente mencionado,
se ha decidido realizar un sistema de control de asistencias del obrero,
administrativo y docente mucho más eficiente, eficaz y cómodo, utilizando el
programa Hojas de cálculo.
Ventajas de trabajar en hojas de
cálculo
- No se va a necesitar de los creadores
para resolver problemas, pues el sistema consta de distintas tablas en hojas de
cálculo y no de un programa especÃfico que requiera un conocimiento en
programación.
- No hay problemas de seguridad, pues se
requiere una clave para acceder al archivo, una para modificarlo y otra para
modificar los formatos y fórmulas.
- Hay que capacitar al personal que lo va a
manejar, pero no se requiere de más de una hora para ello.
- No se encontrarán problemas de
programación.
- La interfaz gráfica máquina-usuario hace
más sencillo su uso.
- Se puede realizar una validación de datos
para disminuir el margen de error al momento de ingresar los datos en la base
de datos y manejar las tablas relacionales.