Fase I

Detección del problema

Se realizó una entrevista a parte del personal encargado del control de asistencias del personal obrero, administrativo y docente, y estos fueron los problemas que se pudieron determinar:
-       Desorganización de la base de datos y el sistema de control de asistencias del personal obrero, administrativo y docente.
-   Falta de materiales para realizar el control de asistencias de manera manual (Lápiz, borra, bolígrafo, típex, hojas, carpetas).
-     Se requiere de espacio físico.
-     Hay posibilidades de error humano al ingresar los datos en el sistema de control de asistencias y al sacar cuentas de manera manual.
-     Se requiere de más personal y tiempo para realizar todo el proceso del control de asistencias.
-     El registro las asistencias se realiza de manera manual.
-           -     La información se encuentra en hojas blancas.
-     Los horarios del personal docente se encuentran en archivos por separado.
-     Gran probabilidad de extravío de información.
-   Se tienen diversas bases de datos, que se manejan de manera individual y que no tienen relación de actualización entre sí.
-     Ineficiencia en la búsqueda de datos del personal
-     Falta de relación entre la base de datos y el horario de los profesores.

Objetivo general

-       Realizar un sistema para el control eficiente y eficaz del control de asistencias del personal obrero, administrativo y docente.

Objetivos específicos

-       Disminuir la cantidad de recursos necesarios para el control de asistencias.
-       Disminuir la cantidad de espacio requerido para almacenar registro físico.
-       Disminuir el error humano al ingresar los datos en el sistema de control de asistencias y al sacar cuentas mediante fórmulas.
-       Disminuir la cantidad de personal y tiempo requerido para proceso de control de asistencias.
-       Realizar el registro de las asistencias de manera parcialmente automatizada
-       Realizar el registro de la información en tablas de Hojas de cálculo
-       Sintetizar todos los horarios del personal docente en una sola hoja de Hojas de cálculo.
-       Disminuir la probabilidad de extravío de información.
-       Unificar los datos de todo el personal en una misma base de datos.
-       Aumentar la eficacia de la búsqueda de datos del personal.
-       Automatizar la relación entre la base de datos y el horario de los profesores.

Acciones y estrategias

En vista de lo anteriormente mencionado, se ha decidido realizar un sistema de control de asistencias del obrero, administrativo y docente mucho más eficiente, eficaz y cómodo, utilizando el programa Hojas de cálculo.

Ventajas de trabajar en hojas de cálculo

-       No se va a necesitar de los creadores para resolver problemas, pues el sistema consta de distintas tablas en hojas de cálculo y no de un programa específico que requiera un conocimiento en programación.
-       No hay problemas de seguridad, pues se requiere una clave para acceder al archivo, una para modificarlo y otra para modificar los formatos y fórmulas.
-       Hay que capacitar al personal que lo va a manejar, pero no se requiere de más de una hora para ello.
-       No se encontrarán problemas de programación.
-       La interfaz gráfica máquina-usuario hace más sencillo su uso.
-       Se puede realizar una validación de datos para disminuir el margen de error al momento de ingresar los datos en la base de datos y manejar las tablas relacionales.